Nabire | Website Pengadilan Agama Paniai

A. Pendahuluan

Dalam dunia peradilan, dikenal dua bentuk administrasi, yakni administrasi umum yang biasa disebut bidang keseketariatan, dan administrasi perkara yang biasa disebut bidang kepaniteraan. Bidang kesekretariatan mencakup administrasi perkantoran secara umum, yang antara lain meliputi administrasi kepegawaian, persuratan, keuangan dan lain-lain yang tidak berkaitan dengan penerimaan dan penyelesaian perkara.   Pelaksana dan penanggungjawab bidang ini adalah Sekretaris pengadilan, dibantu oleh Wakil Sekretaris, dan kepala-kepala sub. sedangkan yang dimaksud dengan administrasi perkara yang masuk bidang kepaniteraan adalah seluruh proses penyelenggaraan yang teratur dalam melakukakan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dalam bidang pengelolaan kepaniteraan perkara yang menjadi bagian tugas pengadilan. Pelaksana dan penanggungjawab bidang ini adalah Panitera yang dibantu oleh Wakil Panitera, Panitera Muda, Panitera Pengganti, Jurusita dan Jurusita Pengganti.

Sebagaimana judul artikel ini penulis lebih memfokuskan dalam hal pengarsipan perkara sebagai salah satu bagian dari administrasi yang masuk pada bidang kepaniteraan. Ketua Mahkamah Agung dalam suratnya bertanggal 24 Januari 1991 No. KMA/001/SK/1991, dalam rangka melaksanakan tertib administrasi perkara dan penyelenggaraan administrasi perkara dan penyelenggaraan administrasi pengadilan telah mengeluarkan ketentuan-ketentuan mengenai pola pembinaan dan pengendalian administrasi perkara yang disebut Pola Bindalmin (Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi) yang meliputi lima bidang, yaitu:

  • Pola prosedur penyelenggaraan administrasi perkara tingkat pertama, banding, kasasi dan peninjauan kembali (PK)= Prosedur penerimaan perkara..
  • Pola register perkara.
  • Pola keuangan perkara
  • Pola pelaporan perkara
  • Pola kearsipan perkara

 

Mengenai kearsipan ini pasal 383 HIR menyatakan bahwa, “segala keputusan-keputusan selalu harus tinggal tersimpan dalam persimpanan surat (arsip) pengadilan dan tidak dapat dipindahkan kecuali dalam hal-hal dan menurut cara yang diatur dalam Undang-Undang”.

 

  1. Dasar Hukum

 

Dasar Hukum Kearsipan Perkara :

  1. Bg pasal 711/ HIR pasal 383, yang menyatakan bahwa segala putusan harus selalu tersimpan pada arsip Pengadilan dan tidak boleh dipindahkan, terkecuali dalam keadaan dan dengan cara yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan.
  2. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 pasal 101, yang pada pokoknya menyatakan bahwa Panitera bertanggungjawab terhadap kearsipan perkara yang harus tersimpan di ruang kepaniteraan, serta tidak dapat dipindahkan kecuali atas izin KPA.
  3. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI. No. KMA/004/II/1992, antara lain menyatakan bahwa kepaniteraan Pengadilan Agama mempunyai tugas memberikan pelayanan tehnis di bidang administrasi perkara dan administrasi peradilan lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tugas kearsipan ini berdasarkan pasal 6. 9, 12, 15, dan 21 UU. No.7 Tahun 1989 menjadi tanggung jawab Sub Kepaniteraan Hukum.

 

  1. Pelaksanaan dan Produk Tambahan

 

Secara umum ada tiga jenis pola penataan arsip yaitu alphabetical filling (abjad), subjectical filling (subjek) dan geografical filling (tempat asal). Berdasarkan SK.KMA. 001/SK/I/1991 maka jenis penataan arsip berkas perkara dapat digolongkan pada jenis subjectifical filling dan sekaligus berdasar numeric filling yaitu berdasar nomor perkara, dimana penyusunan arsip berkas perkara digolongkan pada jenis perkara gugatan, permohonan, permohonan pertolongan pembagian harga peninggalan diluar sengketa, perdata, pidana dan lain-lain.

Dilihat dari segi kearsipan, berkas perkara dikelompokkan kepada dua macam, yakni arsip aktif dan arsip tidak aktif.

  1. Arsip Aktif (masih berjalan) yaitu berkas perkara yang telah diputus dan diminutasi, tetapi masih dalam proses banding, kasasi atau peninjauan kembali, dan masih memerlukan penyelesaian akhir, termasuk perkara yang memerlukan eksekusi tetapi belum ada permohonan eksekusi, demikian pula perkara cerai talak yang belum dilakukan sidang penyaksian ikrar talak. Penyimpanan berkas perkara yang masih berjalan ini menjadi tanggung jawab Panitera Muda Permohonan atau Panitera Muda Gugatan.
  2. Arsip tidak aktif (sudah final) yaitu berkas perkara yang putusannya telah mempunyai kekuatan hukum tetap dan tidak memerlukan penyelesaian akhir. Penyimpanan arsip berkas perkara ini menjadi tanggungjawab Panitera Muda

 

Prosedur pengambilan salinan putusan, penetapan dan akta cerai pada Pengadilan Agama :

 

  1. Diambil Sendiri

Para pihak secara pribadi datang menghadap petugas Meja III dengan membawa bukti identitas diri dan identitas perkara yang bersangkutan (SKUM, Relaas Panggilan).

 

  1. Diambil oleh kuasa keluarga (Insidentil)

Membawa surat kuasa, yang didalamnya menyebut secara jelas untuk pengambilan jenis akta dan dengan menyebutkan nomor perkara.

Fotocopy identitas Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa Surat Keterangan dari Kelurahan/Desa yang menerangkan hubungan antara Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa

 

  1. Diambil Oleh Kuasa Hukumnya/Advokat/Pengacara:

Dalam surat kuasa harus secara kongkrit menyebut keperluan seperti pengambilan Salinan Putusan, Penetapan dan atau Akta Cerai.

Apabila dalam surat kuasa untuk beracara belum disebut secara jelas maka harus ada surat kuasa tersendiri yang isinya untuk pengambilan Salinan Putusan, Penetapan dan atau Akta Cerai

 

  1. Membayar biaya sesuai tarif jenis PNBP dan hak Kepaniteraan Lainnya berdasarkan PP. Nomor 53 tahun 2008 tanggal 23 Juli 2008 melalui Kasir atau petugas yang di tunjuk untuk itu sebesar.

Pengambilan Salinan Putusan / Penetapan setiap lembar @ Rp. 300,- Penyerahan Akta Cerai Rp. 20.000,-

 

  1. Petugas Meja III menyerahkan salinan putusan, penetapan, dan atau akta cerai kepada pihak setelah menerima bukti pembayaran dari kasir serta membuatkan tanda terima bukti penyerahan.

 

Manajemen penataan berkas perkara pada Pengadilan Agama pada umumnya telah sesuai dengan pedoman pelaksanaan sebagaimana telah diatur pada Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Peradilan Agama, namun dalam pelaksanaannya pelayanan Pengadilan Agama terhadap pihak yang memiliki kepentingan dalam pengambilan salinan putusan, penetapan maupun akta cerai sering mengalami kendala-kendala terutama ketika yang berkepentingan datang ke Pengadilan selang waktu yang begitu lama sehingga tidak memiliki identitas perkara yang bersangkutan (SKUM atau Relaas panggilan), serta tidak jelasnya tanggal, bulan maupun tahun pendaftaran dan putusan yang dimaksud.

Pelayanan pengambilan akta cerai dan salinan putusan pada pengadilan sampai sekarang masih menggunakan buku bantu pemberkasan dengan memperkirakan tahun pendaftaran atau putusan jika terjadi masalah yang seperti disebutkan di atas sehingga memerlukan waktu yang lama untuk pencarian dalam buku bantu pemberkasan.

Kejadian seperti tersebut di atas sering terjadi hampir di seluruh Pengadilan khususnya Pengadilan Agama yang memiliki intensitas perkara di atas seribu perkara pertahunnya, dengan bermodalkan identitas pribadi yang berkepentingan untuk pencarian nomor berkas perkara yang dimaksud sehingga tidak jarang pihak yang berkepentingan dirugikan baik dari segi waktu dan materi, selain tidak memenuhi Standar Operasional Prosedur (SOP) juga asas pelayanan yang mengedepankan sederhana, cepat dan biaya ringan.

Meminimalisir kerugian waktu dan materi terhadap pihak yang berkepentingan adalah dengan menggunakan Visual Basic. Visual Basic (yang sering juga disebut VB) selain itu disebut sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan perogram-program aplikasi berbasiskan Windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic di antaranya seperti untuk membuat program berbasis windows, untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya kontrol ActiveX, file help, apAlikasi internet, dan sebagainya, menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir ber-ekstensi EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan. Visual basic adalah bahasa pemrograman komputer yaitu berupa perintah atau instruksi-instruksi yang dapat dimengerti komputer untuk menjalankan suatu tugas tertentu, sehinga dengan visual basic kita dapat membuat sebuah software dimana seluruh penataan dan pencatatan berkas perkara dan arsip berkas perkara sebagai database di muat dalam software tersebut agar mudah dalam akses serta pencarian berkas perkara maupun arsip berkas perkara.

 

 

  1. Kesimpulan

Kearsipan perkara sebagai administrasi pada bidang kepaniteraan merupakan bagian dari pelayanan publik, dimana perlunya penyusunan dan penataan arsip berkas perkara yang baik guna kemudahan pencarian berkas demi terwujudnya pelayanan prima.

Pelaksanaan yang terjadi telah memenuhi pola kearsipan perkara sebagaimana petunjuk dalam buku pedoman pelaksanaan tugas dan administrasi peradilan agama, namun pada pelayanan pengambilan akta cerai dan salinan putusan masih menemui kendala-kendala. Buku bantu pemberkasan sebagai sarana pembatu dengan memperkirakan bulan maupun tahun pendaftaran atau putusan dalam pencarian berkas yang hanya bermodalkan identitas pribadi yang berkepentingan tanpa adanya identitas perkara baik SKUM maupun Relaas panggilan, belum memenuhi standar pelayanan karena memerlukan waktu yang lama sehingga merugikan dari segi waktu bagi pengadilan serta materi bagi pihak yang berkepentingan.

Visual Basic sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows seperti software yang biasa digunakan untuk aplikasi kasir dan kepustakaan, dengan penyusunan dan penataan database kearsipan perkara baik pembuatan Daftar Isi Rak (DIR) atau Daftar Isi Almari (DIL) di dalamnya dapat mempermudah pencarian berkas perkara, baik pelayanan pengambilan akta cerai maupun salinan putusan.

 

 

 

 

Tinggalkan Komentar

 

 

 

Statistik Pengunjung

1 3 1 1 6
Hari Ini
Kemarin
Minggu Ini
Minggu Kemarin
Bulan Ini
Bulan Kemarin
Total
28
40
13116
0
823
1747
13116
IP Anda : 54.167.243.214
2018-08-16 20:41